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中小企业物资发放与进销存盘点

128.物资发放工作的重要性是什么?
答:物资发放工作的重要性是:
(1)物资出库是仓库与用户直接发生联系的一个环节,是仓库以实物形态的物资进入生产或流通的一个步骤。仓库能否准确及时地把物资发出去,是考核仓库保管人员能否为生产服务的一项指标。
(2)保证物资在出库业务中不出差错,准确无误,保质保量,使用户提到所需物资。
(3)合理组织安排物资出库的人力、机械设备,充分做好准备工作,才能做到发货迅速,缩短用户提货时间。

129.物资发放工作的要求是什么?
答:物资出库是物资储存阶段的结束环节,是仓储管理的最终目的。 出库工作有以下要求:
(1)认真验查物资出库单所列物资名称、规格型号、数量、价格是否准确。
(2)审查出库单印章是否齐全,印章不齐不予发料。
(3)审查出库单字迹是否清楚,是否有涂改,涂改未加盖私章的出库单无效,保管员不予发料。
(4)认真执行“先进先出、推陈储新”的原则,对有保质期的物资,要在其期限内发出,防止物资变质;对企业仓库回收复用的物资应在保证产品质量的前提下,按:“先旧后新”的原则发放。
(5)出库要准确及时,一张出库单中的物资出库尽量一次完成,以防差错。
(6)发放放射性物品、剧毒品、贵重物品、危险品时,必须按专项规定办理,严格出库手续,坚持双人发放。

130.物资备料应注意哪些事项?
答:
(1)将每种应发物资从货位上取下后,应随即填写实物卡片,做到帐、卡、物随时相符。
(2)凡计量物资,一般以入库验收时过秤标明的重量为准出库,不再重新过磅;对于需拆开或分割的,应按国家规定的标准尺寸或重量极限拆分;无法分割发放的物资,必须超量发料时,要经批料人员同意。
(3)有质保书的物资出库时应附质保书或抄件、磅码单、装箱单等;机电设备、仪器等配套产品说明书、合格证、囱纸等应随货同行。

131.物资出库的程序是什么?
答:
(1)核对出库凭证。
(2)备料。按出库凭证上的品名、规格、数量要求,进行备料,就是将应发物资一一从货位上取出,集中放于一处。备好的料要与库存物资划分清楚,以免混淆发错。
(3)复核。为防止发错,备料必须复核。复核的内容有:检查外观质量是否完好合格,与出库凭证所列品名、规格、数量是否一致。
(4)点交。物资复核后,由保管员将物资向领料人点交清楚。
(5)清理。物资点交后,该物资的保管阶段就算完成。随后,保管人员应做好清理善后工作,清理现场,调整卡片数字,查对帐卡余额是否相符;清理单据,登记台帐等。

132.遇抢险救灾等特殊情况如何发料?
答:遇抢险救灾等特殊情况需紧急发料又无正式凭证时,可写临时借条,经领导批准后,方可发料,三日内补办正式凭证;无特殊情况严禁白条发料。

133.物资发放的基本方式是什么?
答:物资发放有代办托运、领料制和送料制三种方式。
(1)代办托运。指仓库备完料后,通过铁路、公路、水运等运输部门,将物资发到需用单位指定的车站、码头等。
(2)领料制。由用料单位凭领料单到仓库自提。
(3)送料制。仓库保管员或送料员同运输部门密切配合,按计划、按定额或按领料单所列品名、规格、型号、数量送料上门。送到现场的物资,均应按用户要求,堆码整齐、五五堆放、过目知数、便于计量验收、保存或使用。

134.物资发放后的服务工作主要有哪些?
答:仓库为了真正做到为生产第一线服务,在物资出库后,仍需做好以下几项工作:
(1)发现少发、错发物资时,应及时补发或更换。
(2)帮助使用单位了解物资的使用性能和使用中应注意的事项、保养方法等。
(3)向使用单位征求意见,收集物资在使用中存在的问题。属于生产厂家的问题(如产品质量问题等),及时向厂家反映,属于自身工作上的问题,应及时采取改进措施。
(4)对于需要退库的物资,在正常情况下,应积极协助基层单位办理退库手续。

135.物资为什么要退库?退库手续怎样办理?
答:退库又叫退料,这是矿务局、矿或厂等企业仓库特 有的现象。物资退库的目的,是为了保证原煤成本的真实性, 消除产生以领代耗的帐外物资,冲减生产成本(或减少基本 建设费用),加速物资周转。因此,企业仓库要及时组织好物 资的退库和收料工作。物资退库的范围:①生产任务完成或 基本建设工程竣工后多余的物资;②因设计变更、计划变更、 技术改进和工程削减等,使原来领去的物资有剩余或根本不 需要了;③领料或送料时错发的物资;④采区、车间、班组 小仓库的帐外料。

物资退库的方式有两种。一是实物退料;另一种是假退料。实物退料即是将应退的物资退回仓库。假退料就是转帐退料,对那些月终生产节余的材料或基本建设工程竣工剩余的材料,因下一个计划期内还要继续使用或其它工程使用,为避免往返运输,使用单位可按照退料办法办理假退手续,实物不动,只在帐面上办理冲销和重领手续。

无论是哪一种退料方式,都必须按规定办理。在哪个库领出的,就在哪个库办退料。退回库的物资要严格交接手续,认真验收,根据物资质量情况作价处理,分别存放。如果是大宗退料,应先按类别填报清册,经领导批准,再办退料手续。

136.什么叫帐、卡、物、资金四相符?
答:帐、卡、物、资金四相符,是衡量仓库保管质量的重要标准。每个仓库保管员都要努力做到:
(1)帐。同实物相对应的保管帐或叫料帐。仓库除自己的财务部门有材料总帐凭以结算外,保管库房还有比较完善的保管明细帐,详细反映物资收、发、结存情况。

(2)卡。指物资卡片,有的单位叫料签。卡的作用,是直接用来表明物资的名称、规格、数量、单价和收支结存动态情况,有的仓库还增加一项金额。卡片是在物资入库码成垛位后即应填写,直接挂在物资的货位上,便于收发盘点,也便于检查仓库时一目了然。同时,卡片还是一种原始记录,凡是有收发动态就要填写,做到日清月结。要做到日清月结不是件容易的事,必须要求保管员手勤。如果财务帐或保管帐遗失了,可以凭卡片就能重新建帐。卡首先要同实物相符,经常要以物对卡。

(3)物。指仓库储存的实物。

(4)资金。指开展清产核资以后下库的储备资金,有的储备资金是按物资的大类下达的,有的是按品种下达的。有了储备资金定额,仓库就能从资金上控制入库物资。仓库保管员可以根据储备资金定额,提出哪些物资低储了需要进货,哪些物资已经超储了不能再进的意见,使物资计划人员心中有数,能避免造成许多的积压。在严重超储积压的情况下,仓库保管员有权拒绝进库。

仓库首先要做到帐、卡、物“三相符”,这是最基本的一步;在实行了资金下库以后,就要认真做到帐、卡、物、资金“四相符”,是提高仓库保管质量所必须的。

137.为什么要进行物资的盘点和检查?
答:物资盘点是对在库保管的物资进行清点数量的一种业务管理活动。物资检查则是对在库物资的质量动态进行查看的——项综合性管理措施。由于仓库内保管的物资性质各异、品种繁多、规格型号复杂,而且每天对每次进出物资都要进行检斤计量、清点件数,加之物资在保管过程中可能发生数量或质量上的变化,所以,对在库保管的物资进行定期或不 定期的盘点和检查实为必要。通过盘点和检查,可以保证帐、 卡、物三相符,随时掌握物资在库期间的动态,及时发现问 题和解决问题,使仓储业务活动顺利进行。

138.物资盘点有哪几种形式?
答:
(1)永续盘点法,也叫动态盘点法。它是指对有动态的仓储物资,即收发物资,随着入库出库业务的进行清点物资余额,并同保管卡片上记录的数额相互对照。这种方法可以使保管人员随时知道各种物资的正确存量,盘点工作量小。
(2)循环盘点法。它是指有计划地对库存保管的物资进行循环的盘点的一种方法。保管人员每天都盘点一定量的在库物资,直至把全部库存物资盘点完毕,再继续开始下一个循环。这种方法节省人力、经济方便。
(3)重点盘点法。它是指对进出动态频率高的,易损耗的,或者昂贵、重要的物资的一种盘点方法。这种方法工作量少,可抓住主要矛盾,严防重要物资保管出错。
(4)全面盘点法。也叫定期盘点法,它是指对在库保管的物资,按照规定的日期进行全面清点数量的一种方法。这种方法常用于月末、季末、年终定期盘点。由于它必须在限定的时间内完成,因而需要耗费较多的人力,但清点全面。全面盘点后,要做出盘点表(见表6—1),供有关部门参考。

存货因为数量较多、收发频繁在实际管理时有可能因为计量误差、管理不善、自然损耗等原因而导致库存数量与账面数量不相符合。为了保证账实相符,就要定期进行存货清查,找出原因并调整账面数量,使账实相符,这时您可以使用"库存盘点"功能来处理账实不符的情况。|

在秘奥进销存管理软件中,该系统为了盘点更加快捷、方便定义了两种盘点方法:盘点单(方法一)、盘点单(方法二)。其中盘点单(方法一)适合单机、分仓盘点,且商品数量不多。盘点单(方法二)需与盘点数录入(方法二)配合使用,适合多电脑、商品数量繁多的大型商场与工厂盘点。您可以根据您的需要选择。

139.在盘点中发现物资缺少、盈余、损坏、变质、规格混串等情况应该怎样处理?
答:在盘点过程中,很可能发现物资缺少、盈余、损坏、苎质、规格混串等情况,这当中特别要注意盘盈盘亏的处理。所谓盘盈盘亏,就是指物资同帐面记录相比,有浮多短少的现象。一般说来,产生盈亏的原因,同仓库保管员保管保养工作的好和差有直接的关系。保管保养工作做得好些,盈亏就少些;保管保养工作做得差些,盈亏就可能多些。盈亏的处理方法,可根据它们的产生的原因不同而有所不同,具体有:
(1)不允许有误差的,凡以个或件为计量单位的物资,储存中个允许有短少。如果发现短少,需要推告上级,明确责任,及时处理。
(2)允许有误差的,一种是由于度量衡本身的准确度存在允许的误差,另一种是物资整入零出在度量时也存在不可避免的误差,第三种是某些会产生自然损耗的物资。这几种情况都在一定的范围内,存在允许的误差,误差率和损耗率都有明确的规定,按规定核销处理;如果超过允许的范围时,必须报告上级主管部门审批。
(3)在盘点中,发现因变质、锈蚀、霉烂或超期失效,以及非责任事故的损坏,应组织有关人员先行分析鉴定,编制鉴定证件,确定损失数量和残值,注明原因,属于应该注销的报领导批准注销,属于申请报废的申请报废。
(4)在盘点中发现帐外物资,要查明原因,并记入盘点表。
(5)对长期积压没有动态的物资,应向业务部门报告,争取积极处理,解放资金。
(6)因列帐差错,漏办或重办收料手续,以及证实确系误收、误发的差错而引起的盈亏,均不能作为盈亏处理,应按发生原因进行调整、更正。

盈亏率的计算有公式(见本书第九部分183题),盈亏填报有表格,盈亏审批权限有划分,发现盈亏按规定办理。关键的问题是,在每次盘点结束后,要组织保管人员研究分析产生盈亏的原因,找出保管保养工作存在的问题,加以总结,吸取教训,采取措施,改进工作,这才是我们盘点的主要目的。盈、亏、损、耗报批表格式见表6—2。

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