中小企业物资发放与进销存盘点

128．物资发放工作的重要性是什么?
答：物资发放工作的重要性是：
(1)物资出库是仓库与用户直接发生联系的一个环节，是仓库以实物形态的物资进入生产或流通的一个步骤。仓库能否准确及时地把物资发出去，是考核仓库保管人员能否为生产服务的一项指标。
(2)保证物资在出库业务中不出差错，准确无误，保质保量，使用户提到所需物资。
(3)合理组织安排物资出库的人力、机械设备，充分做好准备工作，才能做到发货迅速，缩短用户提货时间。

129．物资发放工作的要求是什么?
答：物资出库是物资储存阶段的结束环节，是仓储管理的最终目的。 出库工作有以下要求：
(1)认真验查物资出库单所列物资名称、规格型号、数量、价格是否准确。
(2)审查出库单印章是否齐全，印章不齐不予发料。
(3)审查出库单字迹是否清楚，是否有涂改，涂改未加盖私章的出库单无效，保管员不予发料。
(4)认真执行“先进先出、推陈储新”的原则，对有保质期的物资，要在其期限内发出，防止物资变质；对企业仓库回收复用的物资应在保证产品质量的前提下，按：“先旧后新”的原则发放。
(5)出库要准确及时，一张出库单中的物资出库尽量一次完成，以防差错。
(6)发放放射性物品、剧毒品、贵重物品、危险品时，必须按专项规定办理，严格出库手续，坚持双人发放。

130．物资备料应注意哪些事项?
答：
(1)将每种应发物资从货位上取下后，应随即填写实物卡片，做到帐、卡、物随时相符。
(2)凡计量物资，一般以入库验收时过秤标明的重量为准出库，不再重新过磅；对于需拆开或分割的，应按国家规定的标准尺寸或重量极限拆分；无法分割发放的物资，必须超量发料时，要经批料人员同意。
(3)有质保书的物资出库时应附质保书或抄件、磅码单、装箱单等；机电设备、仪器等配套产品说明书、合格证、囱纸等应随货同行。

131．物资出库的程序是什么?
答：
(1)核对出库凭证。
(2)备料。按出库凭证上的品名、规格、数量要求，进行备料，就是将应发物资一一从货位上取出，集中放于一处。备好的料要与库存物资划分清楚，以免混淆发错。
(3)复核。为防止发错，备料必须复核。复核的内容有：检查外观质量是否完好合格，与出库凭证所列品名、规格、数量是否一致。
(4)点交。物资复核后，由保管员将物资向领料人点交清楚。
(5)清理。物资点交后，该物资的保管阶段就算完成。随后，保管人员应做好清理善后工作，清理现场，调整卡片数字，查对帐卡余额是否相符；清理单据，登记台帐等。

132．遇抢险救灾等特殊情况如何发料?
答：遇抢险救灾等特殊情况需紧急发料又无正式凭证时，可写临时借条，经领导批准后，方可发料，三日内补办正式凭证；无特殊情况严禁白条发料。

133．物资发放的基本方式是什么?
答：物资发放有代办托运、领料制和送料制三种方式。
(1)代办托运。指仓库备完料后，通过铁路、公路、水运等运输部门，将物资发到需用单位指定的车站、码头等。
(2)领料制。由用料单位凭领料单到仓库自提。
(3)送料制。仓库保管员或送料员同运输部门密切配合，按计划、按定额或按领料单所列品名、规格、型号、数量送料上门。送到现场的物资，均应按用户要求，堆码整齐、五五堆放、过目知数、便于计量验收、保存或使用。

134．物资发放后的服务工作主要有哪些?
答：仓库为了真正做到为生产第一线服务，在物资出库后，仍需做好以下几项工作：
(1)发现少发、错发物资时，应及时补发或更换。
(2)帮助使用单位了解物资的使用性能和使用中应注意的事项、保养方法等。
(3)向使用单位征求意见，收集物资在使用中存在的问题。属于生产厂家的问题(如产品质量问题等)，及时向厂家反映，属于自身工作上的问题，应及时采取改进措施。
(4)对于需要退库的物资，在正常情况下，应积极协助基层单位办理退库手续。

135．物资为什么要退库?退库手续怎样办理?
答：退库又叫退料，这是矿务局、矿或厂等企业仓库特 有的现象。物资退库的目的，是为了保证原煤成本的真实性， 消除产生以领代耗的帐外物资，冲减生产成本(或减少基本 建设费用)，加速物资周转。因此，企业仓库要及时组织好物 资的退库和收料工作。物资退库的范围：①生产任务完成或 基本建设工程竣工后多余的物资；②因设计变更、计划变更、 技术改进和工程削减等，使原来领去的物资有剩余或根本不 需要了；③领料或送料时错发的物资；④采区、车间、班组 小仓库的帐外料。

物资退库的方式有两种。一是实物退料；另一种是假退料。实物退料即是将应退的物资退回仓库。假退料就是转帐退料，对那些月终生产节余的材料或基本建设工程竣工剩余的材料，因下一个计划期内还要继续使用或其它工程使用，为避免往返运输，使用单位可按照退料办法办理假退手续，实物不动，只在帐面上办理冲销和重领手续。

无论是哪一种退料方式，都必须按规定办理。在哪个库领出的，就在哪个库办退料。退回库的物资要严格交接手续，认真验收，根据物资质量情况作价处理，分别存放。如果是大宗退料，应先按类别填报清册，经领导批准，再办退料手续。

136．什么叫帐、卡、物、资金四相符?
答：帐、卡、物、资金四相符，是衡量仓库保管质量的重要标准。每个仓库保管员都要努力做到：
(1)帐。同实物相对应的保管帐或叫料帐。仓库除自己的财务部门有材料总帐凭以结算外，保管库房还有比较完善的保管明细帐，详细反映物资收、发、结存情况。

(2)卡。指物资卡片，有的单位叫料签。卡的作用，是直接用来表明物资的名称、规格、数量、单价和收支结存动态情况，有的仓库还增加一项金额。卡片是在物资入库码成垛位后即应填写，直接挂在物资的货位上，便于收发盘点，也便于检查仓库时一目了然。同时，卡片还是一种原始记录，凡是有收发动态就要填写，做到日清月结。要做到日清月结不是件容易的事，必须要求保管员手勤。如果财务帐或保管帐遗失了，可以凭卡片就能重新建帐。卡首先要同实物相符，经常要以物对卡。

(3)物。指仓库储存的实物。

(4)资金。指开展清产核资以后下库的储备资金，有的储备资金是按物资的大类下达的，有的是按品种下达的。有了储备资金定额，仓库就能从资金上控制入库物资。仓库保管员可以根据储备资金定额，提出哪些物资低储了需要进货，哪些物资已经超储了不能再进的意见，使物资计划人员心中有数，能避免造成许多的积压。在严重超储积压的情况下，仓库保管员有权拒绝进库。

仓库首先要做到帐、卡、物“三相符”，这是最基本的一步；在实行了资金下库以后，就要认真做到帐、卡、物、资金“四相符”，是提高仓库保管质量所必须的。

137．为什么要进行物资的盘点和检查?
答：物资盘点是对在库保管的物资进行清点数量的一种业务管理活动。物资检查则是对在库物资的质量动态进行查看的——项综合性管理措施。由于仓库内保管的物资性质各异、品种繁多、规格型号复杂，而且每天对每次进出物资都要进行检斤计量、清点件数，加之物资在保管过程中可能发生数量或质量上的变化，所以，对在库保管的物资进行定期或不 定期的盘点和检查实为必要。通过盘点和检查，可以保证帐、 卡、物三相符，随时掌握物资在库期间的动态，及时发现问 题和解决问题，使仓储业务活动顺利进行。

138．物资盘点有哪几种形式?
答：
(1)永续盘点法，也叫动态盘点法。它是指对有动态的仓储物资，即收发物资，随着入库出库业务的进行清点物资余额，并同保管卡片上记录的数额相互对照。这种方法可以使保管人员随时知道各种物资的正确存量，盘点工作量小。
(2)循环盘点法。它是指有计划地对库存保管的物资进行循环的盘点的一种方法。保管人员每天都盘点一定量的在库物资，直至把全部库存物资盘点完毕，再继续开始下一个循环。这种方法节省人力、经济方便。
(3)重点盘点法。它是指对进出动态频率高的，易损耗的，或者昂贵、重要的物资的一种盘点方法。这种方法工作量少，可抓住主要矛盾，严防重要物资保管出错。
(4)全面盘点法。也叫定期盘点法，它是指对在库保管的物资，按照规定的日期进行全面清点数量的一种方法。这种方法常用于月末、季末、年终定期盘点。由于它必须在限定的时间内完成，因而需要耗费较多的人力，但清点全面。全面盘点后，要做出盘点表(见表6—1)，供有关部门参考。

存货因为数量较多、收发频繁在实际管理时有可能因为计量误差、管理不善、自然损耗等原因而导致库存数量与账面数量不相符合。为了保证账实相符，就要定期进行存货清查，找出原因并调整账面数量，使账实相符，这时您可以使用"库存盘点"功能来处理账实不符的情况。｜

在秘奥进销存管理软件中，该系统为了盘点更加快捷、方便定义了两种盘点方法：盘点单（方法一）、盘点单（方法二）。其中盘点单（方法一）适合单机、分仓盘点，且商品数量不多。盘点单（方法二）需与盘点数录入（方法二）配合使用，适合多电脑、商品数量繁多的大型商场与工厂盘点。您可以根据您的需要选择。

139.在盘点中发现物资缺少、盈余、损坏、变质、规格混串等情况应该怎样处理？
答：在盘点过程中，很可能发现物资缺少、盈余、损坏、苎质、规格混串等情况，这当中特别要注意盘盈盘亏的处理。所谓盘盈盘亏，就是指物资同帐面记录相比，有浮多短少的现象。一般说来，产生盈亏的原因，同仓库保管员保管保养工作的好和差有直接的关系。保管保养工作做得好些，盈亏就少些；保管保养工作做得差些，盈亏就可能多些。盈亏的处理方法，可根据它们的产生的原因不同而有所不同，具体有：
(1)不允许有误差的，凡以个或件为计量单位的物资，储存中个允许有短少。如果发现短少，需要推告上级，明确责任，及时处理。
(2)允许有误差的，一种是由于度量衡本身的准确度存在允许的误差，另一种是物资整入零出在度量时也存在不可避免的误差，第三种是某些会产生自然损耗的物资。这几种情况都在一定的范围内，存在允许的误差，误差率和损耗率都有明确的规定，按规定核销处理；如果超过允许的范围时，必须报告上级主管部门审批。
(3)在盘点中，发现因变质、锈蚀、霉烂或超期失效，以及非责任事故的损坏，应组织有关人员先行分析鉴定，编制鉴定证件，确定损失数量和残值，注明原因，属于应该注销的报领导批准注销，属于申请报废的申请报废。
(4)在盘点中发现帐外物资，要查明原因，并记入盘点表。
(5)对长期积压没有动态的物资，应向业务部门报告，争取积极处理，解放资金。
(6)因列帐差错，漏办或重办收料手续，以及证实确系误收、误发的差错而引起的盈亏，均不能作为盈亏处理，应按发生原因进行调整、更正。

盈亏率的计算有公式(见本书第九部分183题)，盈亏填报有表格，盈亏审批权限有划分，发现盈亏按规定办理。关键的问题是，在每次盘点结束后，要组织保管人员研究分析产生盈亏的原因，找出保管保养工作存在的问题，加以总结，吸取教训，采取措施，改进工作，这才是我们盘点的主要目的。盈、亏、损、耗报批表格式见表6—2。

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