服装企业管理系统中基本信息的建立

以下介绍的服装管理系统是针对外贸型服装企业的基本业务流程开发的信息管理系统，可在系统中清晰地看出信息流的传递过程，以样品报价订单到材料准备、成品加工为主线，通过数据共享和设置管理权限为企业运营提供及时的统计和决策。较国外大型服装管理系统而言，由于该系统针对服装外贸型企业，省去了多余模块的设计，因此流程清晰，结构简单，便于操作和管理，企业不必投入太多的成本，便能完成对信息的处理和整合，较适合于中国外贸型服装企业。

1．1系统设置
1．1．1系统设置
服装管理系统主界面
首次登录系统时，可以使用System(密码为空)登录系统。进入系统设置模块，然后在密码设置中设定密码。System具有最高权限，所以一般System密码应由公司高级行政人员或系统管理员控管。
单击“权限设置”按钮，首先新增一个用户组，选定该用户组的权限。之后每新增一个用户，只要选择隶属的用户组就可以完成对该用户的权限设置了。值得注意的是，每组中用户的权限都是相同的。所以当某组中某个用户的权限比同组其他同事权限大的时候，在设置该用户权限的时候不应该隶属于任何用户组。

1．1．2选项设置
在系统设置中有一项辅助功能，其中有一项选项设置。在该项中可以看到一些系统的默认设置情况。
(1)公司抬头：系统默认为公司资料中的本公司的公司名称。
(2)小数位数的设置：主要是设置服装管理系统中的数量类的小数位数。
(3)图片路径的设置：第一种，根据系统提示指定图片选取路径；第二种，直接钩选图片存至数据库。

1．2基本资料
建立完整的基本资料，对于系统在以后的使用中是非常重要的。因为在系统的使用过程中会频繁地调用基本资料中的资料，所以只有建立了完整准确的基本资料才能正确、准确地使用外销成衣管理专家系统，并且减少了输单业务人员的重复劳动，有效减轻工作量。另外，为了防止计算机受到病毒感染、保存资料时突然断电或者计算机硬件故障等问题出现时，系统资料往往可能会出错，甚至有完全销毁的可能，因此及时进行资料备份，是系统能迅速从故障中得到恢复的重要保证。

1．2．1简单资料
使用修改保存按钮即可完成简单数据库的建立，但是这里记录的是系统使用过程中经常需要的资料，例如：币种、单位、幅宽、克重等资料信息，在选择类型下拉框中可将单位、币种等资料带出。

1．2．2员工资料
主要是对车间生产人员的管理，方便计算车间工人的工缴费用的统计和发放。在厂务管理模块中只要录入该工人的生产数量，根据工段定义中该工段的单价就可以计算出该工人生产该工段这些数量的工缴费用，方便了车间统计人员对车间生产工人的计件工资的统计、计算工作。
点击“新增”按钮，即可录入该员工的基本信息，这里包括该员工的代号、名称、出生日期、到职日期、离职日期、电话、E-mail地址、银行账号以及籍贯、住址等资料，并且可以从相应的路径中提取该员工的照片资料。当新增第二个员工资料的时候，系统默认上一员工的职务和部门资料。
员工资料的查询，点击查询按钮，在跳出的对话框中录人员工代号，如果要查询全部的话，也可以直接点击“确定”按钮查出全部。如果需要查询一部分员工的资料，而这些员工的代号都是以同一个字母或者数字开始的话，也可以只输人这个字母或者数字，即可查询左右这些员工的代号和名称资料。

1．2．3公司资料的建立
系统根据公司的性质分本公司、客户、面辅料厂商、委外厂商和代理商等六大类。建立了完整详细的公司资料后，在以后的系统使用中根据需要自动带出不同的公司资料。包括：
(1)设置成本公司和客户公司后，在色码表中会将这些公司的名称带至公司栏中，根据不同公司设置不同的色号、色码，以便在订单的录入过程中可以根据客户带出不同客户公司的色码；
(2)如需打印采购单资料时，就可以打印出面辅料公司的详细资料(如电话、传真和联系人等资料)；
(3)根据委外厂商的不同可以查询不同外发厂商的外发件数、收回件数和应付款统计。
查询公司资料的时候，可以根据公司的性质查询。点击“查询”按钮后，在跳出的对话框中选择公司种类后即可查询出该类中的所有公司信息。如果在查询时不选择公司种类则查询全部公司的信息，如果公司代号以相同数字或字母命名的话，也可以在对话框中输入这个数字或者字母作为查询条件，查询公司信息。

1．2．4色码表的建立
成衣企业的客户们都有自己的色码表。系统中不仅可以建立本公司色码表而且可以建立客户色码表。在左边的公司选择中选择公司名称(此处的公司名称为公司资料中本公司和客户公司的名称)后，点击“修改’’按钮即可在色码明细栏中输入该公司的色码。

1．2．5面料资料维护
在系统中建立面辅料资料的时候，首先需有针对性地对面辅料进行编码。系统中所涉及到的面料都需在面料资料中建立。建立了面料资料后，在以后系统的调用中只要输入面料的代号，就可以带出面料的名称和成分的说明。
因面料在生产时所使用的是长度单位，故系统设定面料的用量单位为“米”或“码”，而采购单位则可以由自行设定“米”或“KG”。在采购单中系统自动会将订单中的用量数量换算至采购数量。
系统设定面料的用量单位为长度单位，而针对于使用针织面料的厂家来讲，长度单位换算至采购单位KG，因习惯+的不同，使用不同的换算方式。故系统中提供了“针织换算”和“换算乘幅宽”两种方法。如果钩选“针织换算”，则在系统中所使用的克重的单位为G／M；如果选择“换算乘幅宽”的话，那么在系统中所使用的克重的单位为G／M2，且必须同时钩选“针织换算”选项。
针对成衣厂所使用的辅料种类比较繁多，故系统提供了自行定义辅料种类的功能。在分类框中单击鼠标右键或单击辅料种类调出功能菜单，即可作增加种类和子类的相应操作，并可根据实际情况作修改、删除等操作。

1．2．6面辅料的单价资料维护
这里记录着各个不同的面辅料供货商或同一供货商在不同时间内提供的面辅料报价资料。在样品、报价模块中可将辅料的采购单价精算到用量单价，从而使费用更加准确，而订单模块中则调用该面辅料的采购单价。

1．2．7汇率资料维护
汇率的波动对于一家外贸公司来讲是非常重要的。一家外贸公司只有正确掌握汇率情况才能准确计算公司的运行情况和损益状况。
对于系统来说，汇率资料维护的建立，可以准确计算某订单的生产成本和公司的财务状况及盈利情况。

1．2．8主标觥标、包装方式、车法、唛头和采购备注等资料的建立这些资料都可以根据客户提供的资料输入系统，方便以后系统内部的调用。可以将常用的一些资料输入其中，以便在以后的工作中直接调用，当然，当调用的现有资料和实际情况有不符的时候，也可以在系统中直接修改。

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