进货的控制与组织

一、进货的控制与组织
(一)进货的控制确定进货数量的多少，掌握进货的时机，这是进货业务要解决的主要问题之一。对进货数量的控制，有利于加速商品的周转，避免积压，提高经济效益。
1．定量订购控制
(1)定量订购的概念和特征。定量定购，是指每次订购批量①相同，但没有一定的订购周期和固定的进货时间。它的基本做法是：当库存量降到规定的水平时就提出订购，每次订购一定的数量。这个规定提出订购的库存量标准叫做订购点。
定量订购的特征是订购点和订购批量固定，订购周期和进货周期不定。
(2)订购点法。确定订购点是定量订购中的一个重要问题。订购点偏高，将提高平均库存水平，增加储存费用；订购点偏低，则会导致供应中断。定量订购的订购点是固定的，由备运时间需要量和保险储备量两部分构成。
订购点＝备运时间需要量+保险储备量一(备运天数+保险储备天数)×平均一日需要量
备运时间指自提出订购到商品进货，销售给用户所需要的时间，包括：
1)提出订购，办理订购手续需要的时间。
2)供货单位发运所需的时间。
3)商品在途运输时间。
4)到货验收入库时间。
5)销售前加工准备时间。在实际订购中，备运时间一般按过去各次订购实际需要备运时间平均求得。
保险储备量，是指为应付备运时间需要量的变动而建立的最低储备量，包括不能按时到货，实际备运时间超过平均备运时间而增加的需要量，也包括备运时间内实际的一日需要量超过平均一日需要量而增加的需要量。

(3)经济订购批量。定量订购的订购批量是固定的，一般以经济订购批量为依据来确定。
经济订购批量是最经济的一次订购商品的数量。它是综合分析订购、储存各方面支出得出的总成本最低的一次订购数量。总成本由下列各部分构成：
①订购商品价格。
②运杂费。
③订购费用。
④储存费用。
⑤商品损耗等。

订购批量与订购总费用、储存总费用有着密切的关系。订购总费用，包括运杂费、采购人员工资及旅差费等其他费用。储存总费用，包括保管费、包装费、存货占用资金的利息、商品损耗及其他费用等。在一定期间内订购某商品的总量不变的条件下，订购批量与订购总费用成反比例关系，与储存总费用成正比例关系。因此，经济订购批量是使订购总费用和储存总费用之和最小的一次订购量。要求总费用最小的订购批量，可以通过求导和解方程(推导过程从略)，得到总费用最小的订购批量，即经济订购批量。

按照经济订购批量订购商品的好处是可以使订购费用和储存费用降低到最省限度，这对于提高企业经济效益，无疑是很有价值的。但是，由于它实际上是一种定量订购的方式，因此，它适用于在一定时期内销售量比较稳定因而采购批量也比较稳定的商品。

2．定期订购控制
(1)定期订购的概念和特征。定期订购是指有一定的订购周期，按规定的时间订购，而没有固定的订购批量的订购方法。它的基本做法是：根据企业销售的需要，规定固定的订购周期，在规定的时间盘点库存并提出订购。订购批量根据盘点时的实际库存量和下一个周期的预计需要量而定。
定期订购的特征是：订购周期固定，如果每次订购的备运时间相同，则进货周期也固定，而订购点和订购批量不定。
(2)订购周期。在定期订购中，订购周期指两次库存检查并提出订购的时间间隔，它是影响订购量和库存水平的主要因素。

订购周期的长短主要由下列因素决定：
1)备运时间。
2)流通企业的销售需用量、仓库储存条件等。
3)供货单位的生产批量，订货、发货限制等。

(3)订购批量。定期订购的订购批量是不确定的，其订购批量计算公式为：
订购批量=订购周期需要量+备运时间需要量+保险储备量-现有库存量-已订未交量=(订购周期天数+平均备运天数)×平均一日需要量+保险储备量-现有库存量-已订未交量

式中：“平均一日需要量”对流通企业来说即平均一日销售量；“现有库存量”为提出订购时盘点的实际库存量；“已订未交量”指已经订购，在订购周期内到货的期货数量。

例：某种商品一个月订购一次，平均一日需要60件，保险储存量400件，备运时间为一周，提出订购时盘点的实际库存量为800件，原订购下期到货的期货合同有500件，求该种商品下月的订购量。
代入定期订购的订购批量公式：下月订购量一(30+7)X60+400-800-500-1320(件)

实际上，订购批量和进货时间要受到多种因素的影响，这些因素包括：
①订购单位自身条件的影响，例如，需用特点、储存能力限制、资金限制等。
②供方条件的影响，例如，供方的生产供货特点、订货发货限额的要求、折扣规定等。
③市场行情的影响，例如，资源紧缺、价格变动等。
④运输因素的影响，如运输方式和发运方式的选择、运输季节性的影响等。流通企业要具体分析有关的影响因素，对初步得出的订购批量和进货时间加以调整，使进货决策更加切合实际、更加经济合理。

(二)进货的组织在进货业务中，除做好订购工作外，还要搞好收货、验收、入库及结算等工作，这些工作是进货业务的重要组成部分。
1．收货，又称接货即流通企业根据供货单位或运输部门提供的到货通知单所确定的到货时间、地点，商品品种、数量等，及时组织提货人员到车站、码头、机场等开展收货工作，搞好收货工作是搞好商品交接的重要环节，也是做好入库验收工作的基础。
2．验收即商品到库后，流通企业仓库保管人员根据供货合同及有关入库凭证对商品的品名、规格、数量、单价、品牌、质量等内容进行检验。搞好验收工作是确保入库商品数量准确、质量完好的前提，也是确保企业经济利益不受侵害的重要业务环节。
3．入厍即商品经验收合格后，要进行的记帐、立卡、建立档案等工作。搞好商品入库工作是搞好商品在库保管保养的基础。
4．结算即商品经验收合格、履行入库手续后，就要及时与供货单位办理货款结算。如果验收中没有发现问题就要全部付款，否则，应视情况不同进行部分拒付或全部拒付。进货人员应对进货发票上的货款金额加上运杂费的总额与银行托收凭证或供方销售凭证的总金额进行核对，经审核无误后，即应在规定的承付期内开制应付款凭证，交财务部门按合同规定的结算方式办理承付手续。

二、进货的依据、原则
(一)进货的含义进货是指商品流通企业按照市场需要，根据商品流转方向，向其他生产、经营单位订购商品的经济活动，①即商品购进。它是企业组织商品流通的起点，是企业商品流通管理的关键环节。能否根据消费者(用户)需求，组织购进适销对路的商品，直接影响到企业商品流通活动的正常进行，影响到企业的经济效益。因此，加强企业进货管理有着十分重要的意义。

进货业务是流通企业其他业务的基础，应服从企业的经营目标。在进货业务中，涉及到市场需求、商品与价格、进货成本、竞争状况、企业利益等因素。要搞好进货业务，应考虑下述的进货要求：

1．适用
指购进商品的品种、规格、质量、数量要适应销售的需要，即满足用户的需求。在进货业务中，要把订购适用性放在首位。

2．及时
指购进商品的时间安排，要适应销售进度的要求，即满足用户在使用时间上的要求。在市场经济条件下，能够及时购进适销对路的商品，就意味着企业能够抓住市场机会，获得良好的经济效益。

3．齐备
指购进的商品要符合用户配套使用的要求。尤其对生产资料来说，需求的配套性较强。不仅在机电产品的使用中，主机与辅机之间，主机辅机与零件之间有配套关系，而且各种原材料的消耗也存在一定的技术数量的比例关系。搞好购进商品的配套，有利于促进商品的销售，提高对用户的满足程度。

4．经济
指购进的商品要有利于降低企业的经营成本，即在适用的前提下尽可能的降低采购成本。购进商品的成本，主要受采购价格、运杂费、订购费用和仓储费用高低的影响。进货时，应进行综合考虑，全面平衡决策后，在保证供应的前提下，选择价格低、费用省的进货渠道，以提高经济效益。

(二)进货的依据
1．有关的法律、政策为保证国民经济的发展和商品市场的健康发展，国家要对市场经济活动的法律、政策的形式做出规范。如经济合同法、产品质量法、反不正当竞争法、消费者权益保护法及有关商品流通的法规、政策等，都是商品经营活动的行为准则。
2．资源量可供状况市场资源量可供状况直接影响到购进业务，也影响到用户需求的满足。进货时应科学预测市场资源量可供状况的变化趋势，掌握进货的主动权，进货留有余地，保证供应。
3．市场需求状况市场需求状况是进货的主要依据。进货时，要考虑市场需求的季节性、商品销售情况、企业库存情况、用户的商品使用周期及订货信息等。
4．供应条件包括能提供需要商品的供货单位、商品质量、价格、运费、供货能力等。
5．企业内部条件包括企业进货和供应能力、仓储设备条件、资金条件等。此外，进货时还要考虑商品性质，配套要求等因素。

(三)进货的原则
1．以销定进的原则以销定进就是根据市场需求和企业销售情况决定进货。为卖而买是商业货币投资运动的规律。流通企业的经营活动，就是周而复始地为卖而买。在卖的环节上来满足用户需求，实现企业的经济益效。购进是为了销售，对那些没有销路的商品决不予以购进，否则就会造成物资积压，给企业经营带来风险和损失。

2．勤进快销的原则勤进快销是指组织采购要小批量、多品种、短周期。勤进快销是为了提高企业销售业务对市场需求变化的适应能力，以减少经营风险。勤进快销就是要根据企业的类型、规模、货源、用户订货及销售情况，科学地确定采购批量和周期，并尽可能采用直接进货渠道和直拨、直达运输方式，使商品尽快投入销售。

3．择优选购的原则择优选购，就是要按照经济合理、提高经济效益的原则，在若干个供货单位中，选择那些产品品种规格对路，交货数量、时间符合要求，质量好、价格合理，运输费用又最低的企业购货，或者优先购货。择优选购一般包括：择产品功能之优；择产品质量之优；择价格条件之优；择供货企业的地理位置和交通运输条件之优及择供货单位信誉与服务之优等。

4．统筹兼顾的原则统筹兼顾，就是在进货中兼顾企业经济效益与用户的经济利益、兼顾用户一般需求与特殊需求、兼顾企业近期利益与长远利益。在市场竞争日益激烈的情况下，流通企业应更加注重追求企业长远利益，树立企业良好的信誉，不断扩大市场占有率，在竞争中立于不败之地。

三、编制进货计划的管理
为了加强对采购工作的控制和监督，确保采购工作顺利进行，必须编制好物资进货计划，主要应做好以下工作：
1．明确编制进货计划的指导思想组织参与编制计划的有关人员学习、贯彻党和国家有关经济工作的方针、政策和法规，了解国民经济和社会发展计划，在市场调查的基础上，科学地预测市场供求变化趋势，始终贯彻以销定进、以进促销的指导思想，使采购围绕销售、围绕市场需求进行。
2．掌握编制进货计划的充分依据组织参与编制计划的人员进行调查研究、搜集市场需求、产品销售、用户订货、本企业拥有的资金、储运设旌等方面的信息。为编制进货计划提供依据。
3．搞好综合平衡，初定计划指标综合平衡是编制计划的关键性步骤，必须切实抓好。综合平衡主要是对目标销售量、可能组织到的资源总量、企业本身的购进能力(包括资金、库存条件)、计划期末必需的库存量等进行平衡。在综合平衡的基础上，确定进货计划的总量指标与主要物资的分类进货量指标及进货的时间进度。
4．审核初定指标为了使计划指标建立在科学的基础上，对初步确定的计划指标，必须组织力量进行审核。审核的内容包括进货次数和批量，资源组织的方式，进货实施的条件等内容。
5．编制计划表在对初定计划指标审核的基础上，根据销售业务的要求，结合资源可供情况、企业资金能力等编制采购计划表，以此作为采购业务的依据。

四、进货渠道与供货单位的选择
(一)进货渠道的选择选择进货渠道一般应遵循的基本原则：
1．环节少一般来说，进货环节越少，进货费用越省，商品质量保证程度就越高。因此，能从生产企业直接进货的，就不要选择从其它流通企业进货；能从产地批发企业进货的，就不要选择从销地批发企业进货。
2．费用省。采购商品时，应充分考虑商品的价格、运杂费及其它费用开支等因素，使进货成本降低到最低水平。
3．渠道短即在保证商品品种、数量的条件下，尽量就近进货，避免过远运输。
4．经济合理即根据上述原则进行综合比较，选择环节最少、渠道最短、费用最省、经济效益最好的进货渠道。

(二)供货单位的选择选择供货单位应考虑以下因素：
1．信誉好供货单位信誉，主要表现在所提供产品的质量好坏、交货能否及时准确、价格和收费是否合理等方面内容。
2．商品质量商品质量主要包括商品的包装、内在质量和外观质量、商品的品牌等。
3．价格包括地区差价、批零差价、优惠价格等。
4．交货时间即交货及时性。
5．进货费用包括装卸、运输及其它劳务费用等。
6．进货批量即进货批量的限制、批量大小与差价等。此外，还要考虑供货单位的生产能力、技术水平及现货储备量等因素。